Birinci Bölüm

BAŞLANGIÇ

 

  1. GİRİŞ

Kişisel verilerin korunması, bizim en önemli önceliklerimiz arasındadır. Bu konunun en önemli ayağını ise işbu Politika ile yönetilen; müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, pay sahiplerinin, şirket yetkililerinin, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, pay sahipleri ve yetkilileri ile üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunması ve işlenmesi oluşturmaktadır.

Çalışanlarımızın kişisel verilerinin korunmasına ilişkin yürüttüğümüz faaliyetler ise, bu Politika’daki esaslarla paralel olarak kaleme alınan Çalışanlar Hakkında Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklanması ve İmhası Politikası altında yönetilmektedir.

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’na göre, herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bir Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda, işbu Politika müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, pay sahiplerinin, şirket yetkililerinin, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, pay sahipleri ve yetkilileri ile üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasına gerekli özeni göstermekte ve bunu bir şirket politikası haline getirmekteyiz.

Bu kapsamda, ilgili mevzuat gereğince işlenen kişisel verilerin korunması için tarafımızca gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

Bu Politika’da kişisel verilerin benimsediğimiz ve aşağıda sıralanan temel ilkelere ilişkin detaylı açıklamalarda bulunulacaktır:

  • Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,
  • Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,
  • Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
  • Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,
  • Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,
  • Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,
  • Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli sistemi kurma,
  • Kişisel verilerin muhafazasında gerekli tedbirleri alma,
  • Kişisel verilerin işleme  amacının gereklilikleri doğrultusunda üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun davranma,
  • Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına gerekli hassasiyeti gösterme.

 

  1. AMAÇ

Anayasal bir hak olarak düzenlenen kişisel verilerin korunması ve hukuksal güvence altına alınması konusunda, sorumluluğumuzun farkındayız ve kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde kullanımına önem veriyoruz. Politika’nın temel amacı; tarafımızca hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, pay sahiplerimiz, şirket yetkililerimiz, ziyaretçilerimiz, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, pay sahipleri ve yetkilileri ile üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri tarafımızca işlenen kişileri bilgilendirilerek şeffaflığı sağlamak suretiyle KVKK, Yönetmelik ve ikincil mevzuat ışığında kanuni yükümlülüklerimizi yerine getirebilmektir.

 

  1. KAPSAM

Politika; müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, şirket pay sahiplerinin, şirket yetkililerinin, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, pay sahipleri ve yetkilileri ile üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

Yukarıda belirtilen kategorilerde yer alan kişisel veri sahipleri gruplarına ilişkin Politika’nın uygulama kapsamı Politika’nın tamamı olabileceği gibi; yalnızca bir kısım hükümleri de olabilecektir.

 

  1. YÜRÜRLÜK

Politika yürürlük tarihinde onaylanarak yürürlüğe girmiştir. Politika’nın tamamının veya belirli maddelerinin yenilenmesi durumunda Politika’nın yürürlük tarihi güncellenecektir.

Politika, internet sitesinde yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

Politika ile ortaya konulan esasların ilişkili olduğu kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda iç kullanıma yönelik alt politikalar da oluşturulmaktadır. Alt politikaların esasları, ilgili olduğu ölçüde kamuoyuna açık politikalara yansıtılarak, ilgililerinin bu çerçevede bilgilenmesi ve yürütülmekte olan kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında şeffaflık ve hesap verilebilirliğin sağlanması hedeflenmektedir.

 

  1. TANIMLAR

Politika’da kullanılan kavramlara ilişkin tanımlar aşağıdaki gibidir. Açık bir şekilde aksi belirtilmedikçe, kavramların anlamlandırılması, karşısında yer alan tanımlar ile sınırlı olacaktır.

 

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

 

Anayasa

9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Türkiye Cumhuriyeti Anayasası

 

Biz/Şirket

Nuri Çomu Eğitim, Kültür, Manevi Değerleri Hizmet ve Yardımlaşma Vakfı

İletişim Adresi

Çınarlı Mah. İnönü Cad. No: 24 Nuri Çomu İş Merkezi Kat: 9 Seyhan/ ADANA

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

 

İnternet Sitesi

www.nuricomuvakfi.org

Kayıt Ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin ulunduğu her türlü ortam

 

KEP Adresi

 

 

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

 

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

 

Kişisel Verilerin İşlenmesi

 

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

 

Kişisel Verilerin Silinmesi

 

Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi

 

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi

 

KVKK/Kanun

7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

 

KVK Kurulu/Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

 

KVK Kurumu

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

 

Özel Nitelikli Kişisel Veri

 

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

 

Periyodik İmha

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

 

Politika

Nuri Çomu Eğitim, Kültür, Manevi Değerleri Hizmet ve Yardımlaşma Vakfı Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

 

TCK

12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu

 

Veri İşleyen

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişi

 

Veri Sahibi/İlgili

ŞİRKET ve/veya ŞİRKET’in bağlı şirketleri/iştiraklerinin ticari ilişki işi/İlgili Kişiler içinde bulunduğu çalışanları, müşterileri, iş ortakları, hissedarları, yetkilileri, potansiyel müşterileri, stajyerleri, ziyaretçileri, tedarikçileri, iş birliği içinde çalıştığı kurumların çalışanları, üçüncü kişiler ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere diğer kişiler gibi kişisel verisi işlenen gerçek kişi

 

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

 

Yönetmelik

28 Ekim 2017 tarihli 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

 

Yürürlük Tarihi

01.01.2018

 

 

 

İkinci Bölüm

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN İŞLENMESİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER
    • TEKNİK TEDBİRLER

Tarafımızca kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçleri yürütülmektedir.
  • Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.
  • Teknik konularda uzman kişi, kurum ve kuruluşlar ile çalışılmaktadır.

 

  • İDARİ TEDBİRLER

Tarafımızca kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.
  • Yürütmekte olduğumuz tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek, bu analiz neticesinde ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu ticari faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır.
  • İş birimlerinin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin Kanun’un aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir iş birimi ve yürütmekte olduğu detay faaliyet özelinde belirlenmektedir.
  • İş birimlerimiz bazlı belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık oluşturulmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler politikalar ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.
  • Çalışanlarımız ile aramızdaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, talimatlara ve kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülmektedir.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERE HUKUKA AYKIRI ERİŞİMİ ENGELLEMEK İÇİN ALINAN TEDBİRLER
    • TEKNİK TEDBİRLER

Tarafımızca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimi engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Verilerin dışarıya sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesi sağlanmaktadır.
  • Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolü sağlanmaktadır.
  • Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulması sağlanmaktadır.
  • Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanmaktadır.
  • Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunmaktadır.
  • Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
  • Teknik konularda uzman kişi, kurum ve kuruluşlar ile çalışılmaktadır.

 

  • İDARİ TEDBİRLER

Tarafımızca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimi engellemek için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
  • İş birimi bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.
  • Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
  • Tarafımızca kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ ORTAMDA SAKLANMASI İÇİN ALINAN TEDBİRLER
    • TEKNİK TEDBİRLER

Tarafımızca kişisel verilerin güvenli ortamda saklanması için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır.
  • Teknik konularda uzman kişi, kurum ve kuruluşlar ile çalışılmaktadır.
  • Saklama alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
  • Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.
  • Silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri alınmaktadır.
  • Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal ve yazılımsal önlemler alınmaktadır.
  • Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
  • Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
  • Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
  • Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
  • Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
  • Kurum internet sayfasına erişimde güvenli protokol (HTTPS) kullanılarak SHA 256 Bit RSA algoritmasıyla şifrelenmektedir.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
  • Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır.

 

  • İDARİ TEDBİRLER

Tarafımızca kişisel verilerin güvenli ortamda saklanması için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Çalışanlar, kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda eğitilmektedirler.
  • Tarafımızca kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.

 

 

 

 

  1. ALINAN TEDBİRLERİN DENETİMİ

Biz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktayız. Bu denetim sonuçları iç işleyişimiz kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN YETKİSİZ İFŞASI HAKKINDA ALINAN TEDBİRLER

Biz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmekteyiz.

KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde bu durum, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.

 

  1. VERİ SAHİBİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ

Biz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmekteyiz. 

Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak tarafımıza iletmeleri durumunda, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, tarafımızca KVK Kurulu’nun belirlediği tarifedeki ücret alınacaktır.

Kişisel veri sahiplerinin hakları aşağıdaki gibidir:

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme.
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
  • KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

 

  1. ÖZEL NİTELİKTEKİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

KVK Kanunu ile birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlenmesi durumunda kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Tarafımızca, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve bünyemizde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

 

  1. İÇ FARKINDALIĞIN ARTIRILMASI VE DENETİMİ

Biz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktayız. İş birimlerinin kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda farkındalığın artırılmasına yönelik yürütülen eğitim sonuçları Şirkete raporlanmaktadır. Bu doğrultuda ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımları değerlendirmekte ve gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktayız. İlgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak eğitimlerini güncellemekte ve yenilemekteyiz.

 

  1. DIŞ FARKINDALIĞIN ARTIRILMASI VE DENETİMİ

Biz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlenmesi ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş ortaklarına yönelik eğitimler ve seminerler düzenlenmesini sağlamaktayız.

İş ortaklarımızın kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda farkındalığın arttırılmasına yönelik yürütülen eğitim sonuçları raporlanmaktadır. Bu doğrultuda ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımları değerlendirmekte ve gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktayız. İlgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak eğitimlerini güncellemekte ve yenilemekteyiz.

 

 

 

Üçüncü Bölüm

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE ESAS ALINAN İLKELER

Biz, Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun; doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktayız.

Biz, kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmekteyiz.

Biz, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 5. maddeleri gereğince, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVK Kanunu’nun 5. maddesindeki şartlardan bir veya birkaçına dayalı olarak işlemekteyiz.

Biz, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 10. maddelerine uygun olarak, kişisel veri sahiplerini aydınlatmakta ve kişisel veri sahiplerinin bilgi talep etmeleri durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktayız.

Biz, KVK Kanunu’nun 6. maddesine uygun olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi bakımından öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmekteyiz.

Biz, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda kanunda öngörülen ve KVK Kurulu tarafından ortaya konulan düzenlemelere uygun davranmaktayız.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN KANUNİ İŞLENME AMAÇLARI

Biz, KVK Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisinde, aşağıdaki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemekteyiz:

  • Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin Şirketin ilgili faaliyette bulunmasının kanunlarda açıkça öngörülmesi.
  • Kişisel verilerinizin tarafımızca işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması.
  • Kişisel verilerinizin işlenmesinin tarafımızın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
  • Kişisel verilerinizin sizler tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; sizlerin alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Şirket tarafından işlenmesi.
  • Kişisel verilerinizin tarafımızca işlenmesinin tarafımızın veya sizlerin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması.
  • Sizlerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla tarafımızın meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması.
  • Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının kişisel veri sahibinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da kişisel veri sahibinin fiili veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması.
  • Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler açısından kanunlarda öngörülmüş olması.
  • Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri açısından ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN KURUMSAL İŞLENME AMAÇLARI

Biz, KVK Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartlarının yanı sıra, kurumsal yapımız ve sürdürülebilirlik ilkemiz çerçevesinde aşağıdaki meşru amaçlar dairesinde de kişisel verilerinizi işlemekteyiz. Aşağıda yer alan amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, KVK Kanunu kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak Şirketimiz tarafından açık rızanız temin edilmektedir:

  • Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası.
  • Etkinlik yönetimi.
  • İş ortakları veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi.
  • Şirket personel temin süreçlerinin yürütülmesi.
  • Şirket finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası/takibi.
  • Şirket hukuk işlerinin icrası/takibi.
  • Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası.
  • Kurumsal yönetim faaliyetlerinin icrası.
  • Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi.
  • Talep ve şikayet yönetimi.
  • Şirket üst düzey yöneticilerine sağlanacak yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası süreçlerine destek olunması.
  • Şirket faaliyetlerinin Şirket prosedürleri ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası.
  • Yatırımcı ilişkilerinin yönetilmesi.
  • Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi.
  • Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE DİKKATE ALINAN İLKELER
    • HUKUKA VE DÜRÜSTLÜK KURALINA UYGUN İŞLEME

Biz, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmekteyiz. Bu kapsamda, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamaktayız.

 

  • DOĞRULUĞUNU VE GÜNCELLİĞİNİ KONTROL ETME

Biz, kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini kontrol etmekteyiz. Bu doğrultuda gerekli tedbirleri almaktayız.

 

  • BELİRLİ, AÇIK VE MEŞRU AMAÇLARLA İŞLEME

Biz, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemekteyiz. Kişisel verileri sunmakta olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemekteyiz. Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya koymaktayız.

 

  • AMAÇLA BAĞLANTILI, SINIRLI VE ÖLÇÜLÜ İŞLEME

Biz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktayız.

 

  • MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN VEYA AMAÇLA ORANTILI SÜRELERDE MUHAFAZA ETME

Biz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmekteyiz. Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar sağlamaktayız. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler tarafımızca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Gelecekte kullanma ihtimali ile tarafımızca kişisel veriler saklanmamaktadır.

 

  • KANUN’DA BELİRTİLEN KİŞİSEL VERİ İŞLEME ŞARTLARINA DAYALI VE SINIRLI OLARAK İŞLEME

Kişisel verilerin korunması Anayasal bir haktır. Temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa’nın 20. maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Biz, bu doğrultuda ve Anayasa’ya uygun bir biçimde; kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemekteyiz.

 

 

 

  • KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİ AYDINLATMA VE BİLGİLENDİRME

Biz, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktayız. Bu kapsamda tarafımızın ve ilgili temsilcimizin kimliğini, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktayız.

Anayasa’nın 20. maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda Kanun’un 11. maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme” de sayılmıştır. Biz bu kapsamda, Anayasa’nın 20. ve Kanun’un 11. maddelerine uygun olarak kişisel veri sahibinin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktayız.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN KANUNDAKİ İŞLEME ŞARTLARINA DAYALI VE BU ŞARTLARLA SINIRLI OLARAK İŞLENMESİ
    • KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir.

Tarafımızca kişisel verilerin işlenmesine yönelik hukuki dayanaklar farklılık gösterse de, her türlü kişisel veri işleme faaliyetinde Kanun’un 4. maddesinde belirtilen genel ilkelere uygun olarak hareket edilmektedir.

 

  • KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AÇIK RIZASININ BULUNMASI

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

Kişisel verilerin elde edilme sebeplerine yönelik işleme amacının (birincil işleme) dışındaki kişisel veri işleme faaliyetleri için (ikincil işleme) işbu başlığın 5.1.1.2- 5.1.1.8’de yer alan şartlardan en az biri aranmakta; bu şartlardan biri yok ise, Şirket tarafından bu kişisel veri işleme faaliyetleri kişisel veri sahibinin bu işleme faaliyetlerine yönelik açık rızasına dayalı olarak gerçekleştirilmektedir.

Kişisel verilerin, kişisel veri sahibinin açık rıza vermesine bağlı olarak işlenmesi için, kişisel veri sahiplerinin ilgili yöntemler ile açık rızaları alınmaktadır.

 

  • KANUNLARDA AÇIKÇA ÖNGÖRÜLMESİ

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmesi halinde hukuka uygun olarak işlenebilecektir.

 

  • FİİLİ İMKANSIZLIK SEBEBİYLE İLGİLİNİN AÇIK RIZASININ ALINAMAMASI

Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 

  • SÖZLEŞMENİN KURULMASI VEYA İFASIYLA DOĞRUDAN İLGİLİ OLMASI

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.

 

  • TARAFIMIZIN HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN YERİNE GETİRİLMESİ

Biz, veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirmek için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilmekteyiz.

 

  • KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN KİŞİSEL VERİSİNİ ALENİLEŞTİRMESİ

Veri sahibinin, kişisel verisini kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde ilgili kişisel veriler işlenebilecektir.

 

  • BİR HAKKIN TESİSİ VEYA KORUNMASI İÇİN VERİ İŞLEMENİN ZORUNLU OLMASI

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişisel veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 

  • TARAFIMIZIN MEŞRU MENFAATİ İÇİN VERİ İŞLEMENİN ZORUNLU OLMASI

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla tarafımızın meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri verileri işlenebilecektir.

 

  • ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Tarafımızca, özel nitelikli kişisel veriler kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise ancak, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir: 

  • Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
  • Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

 

  1. BİNA, TESİS GİRİŞLERİ İLE BİNA VE TESİS İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ

Tarafımızca bina tesis girişlerinde ve tesis içerisinde yapılan kişisel veri işleme faaliyetleri, Anayasa’ya, Kanun’a ve ilgili diğer mevzuata uygun bir biçimde yürütülmektedir. Güvenliğin sağlanması amacıyla, binalarımızda, tesislerimizde ve çevresinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması yoluyla tarafımızca kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmektedir.

 

  • BİNA, TESİS GİRİŞLERİNDE İLE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN KAMERA İLE İZLEME FAALİYETİ

Biz, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; tarafımızın ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumayı amaçlamaktayız.

 

  • KİŞİSEL VERİLİERN KORUNMASI HUKUKU KAPSAMINDA GÜVENLİK KAMERASI İLE İZLEME FAALİYETİ YÜRÜTÜLMESİ

Tarafımızca güvenlik amacıyla kamera ile izleme faaliyeti yürütülmesinde Kanun’da yer alan düzenlemelere uygun hareket edilmektedir. Bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve Kanun’da sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktayız.

 

  • KAMERA İLE İZLEME FAALİYETİNİN DUYURULMASI

Kanun’un 10. Maddesine uygun olarak, kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Genel hususlara ilişkin olarak yapılan aydınlatmada, kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile bildirimde bulunulmaktadır. Böylelikle, kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmesinin engellenmesi, şeffaflığın ve kişisel veri sahibinin aydınlatılmasının sağlanması amaçlanmaktadır.

Kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak; internet sitesinde Politika yayımlanmakta (çevrimiçi politika düzenlemesi) ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı asılmaktadır (yerinde aydınlatma).

 

  • KAMERA İLE İZLEME FAALİYETİNİN YÜRÜTÜLME AMACI VE AMAÇLA SINIRLILIK

Biz, Kanun’un 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemekteyiz. Video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlar (örneğin tuvaletler, giyinme odaları gibi alanlar) izlemeye tabi tutulmamaktadır.

 

  • ELDE EDİLEN VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

Biz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler almaktayız.

 

  • KAMERA İLE İZLEME FAALİYETİ İLE ELDE EDİLEN KİŞİSEL VERİLERİN MUHAFAZA SÜRESİ

Kamera ile izleme faaliyeti ile elde edilen kişisel verileri muhafaza süresi ile ilgili ayrıntılı bilgi Politika’nın Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri başlıklı maddesinde yer verilmiştir.

 

  • ELDE EDİLEN BİLGİLERE ERİŞİM VE BU BİLGİLERİN AKTARIMI

Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda yetkin çalışanın erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

 

  • BİNA, TESİS GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN MİSAFİR GİRİŞ ÇIKIŞLARININ TAKİBİ

Tarafımızca, güvenliğin sağlanması ve Politika’da belirtilen amaçlarla, binalarımızda ve tesislerimizde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Misafir olarak Şirket binalarımıza gelen kişilerin isim ve soyadları elde edilirken ya da nezdimizde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

 

  • BİNA VE TESİSLERİMİZDE ZİYARETÇİLERİMİZE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI

Tarafımızca, güvenliğin sağlanması ve Politika’da belirtilen amaçlarla; bina ve tesislerimiz içerisinde misafirlerimizin kaldığı süre boyunca talep eden ziyaretçilerimize internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerinize ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya kendi bünyemizde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.

Bu çerçevede elde edilen log kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda yetkin çalışanımızın erişimi bulunmaktadır. Bahsi geçen kayıtlara erişimi olan çalışanlarımız bu kayıtları yalnızca yetkili kamu kurum ve kuruluşundan gelen talep veya denetim süreçlerinde kullanmak üzere erişmekte ve hukuken yetkili olan kişilerle paylaşmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN TASNİFİ

Tarafımızca, Kanun’un 10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilerek, meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçlarımız doğrultusunda Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak Kanun’da başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere; Kanun’da belirtilen genel ilkelere ve Kanun’da düzenlenen bütün yükümlülüklere uyarak Politika kapsamındaki süjelerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler işlenmektedir.

 

KİŞİSEL VERİ TASNİFİ

AÇIKLAMA

Çalışan Bilgisi

 

Çalışanların istihdamları süresince Şirketin ve çalışanların ticari ve hukuki güvenliğinin sağlanması amacıyla yürütülen faaliyetler kapsamında işlenen kişisel veriler (araç bilgisi, eğitim bilgisi, medeni durum bilgisi, referans bilgisi dahil)

 

Çalışan Adayı Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirketimizin çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği şirketimizin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler

 

Finansal Bilgi    

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen, Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi veriler

 

Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, güvenlik noktasında alınan kayıtlar vb.

 

Görsel/İşitsel Bilgi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler

 

İletişim Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, IP adresi gibi bilgiler

 

Kimlik

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası v.b. bilgiler

 

Lokasyon Verisi              

 

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişisel veri sahibinin iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, ürün ve hizmetlerinin kullanımı sırasında veya çalışanların araçlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden bilgiler; GPS lokasyonu, seyahat verileri vb.

 

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; KVK Kanunu’nun 6. maddesinde belirtilen veriler (örn. kan grubu da dahil sağlık verileri, biyometrik veriler, din ve üye olunan dernek bilgisi gibi)

 

Özlük Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirketimiz ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri

 

Performans ve Kariyer

Gelişim Bilgisi

Çalışanların performanslarının ölçülmesi ile kariyer gelişimlerinin insan kaynakları politikası kapsamında planlanması ve yürütülmesi ve söz konusu faaliyetlerin denetimi amacıyla işlenen kişisel veriler

 

Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirketimize yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN SAHİPLERİNİN TASNİFİ

Tarafımızca, meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçlarımız doğrultusunda Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak Kanun’da başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere; Kanun’da belirtilen genel ilkelere ve Kanun’da düzenlenen bütün yükümlülüklere uyarak Politika kapsamında aşağıdaki veri sahiplerinin kişisel verileri işlenmektedir.

 

KİŞİSEL VERİ SAHİBİ

AÇIKLAMA

Çalışanlar ve İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Pay Sahipleri, Yetkilileri

 

Şirketin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi) çalışanlar, bu kurumların pay sahipleri ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler

 

 

Müşteri

Şirket ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirket iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar kapsamında Şirketin iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler

 

Şirket Pay Sahipleri

Şirketin pay sahipleri gerçek kişiler

 

Şirket Yetkilisi

Şirketin yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler

 

Üçüncü Kişi

Bu Politika ve Şirketin çalışanları ile ilgili diğer politikaları kapsamına girmeyen diğer gerçek kişiler (Örn. Kefil, refakatçi, aile bireyleri ve yakınlar, eski çalışanlar

 

Ziyaretçi

Şirketin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler

 

  1. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Kanun’un 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. Tarafımızca, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, Kanun’da öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır.

Kanun’a uygun bir biçimde tarafımızca; özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

  • Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
  • Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
  • Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN VE ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
    • KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Biz, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, grup şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere) aktarabilmekteyiz. Bu doğrultuda Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmekteyiz.

Meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmekteyiz:

  • Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise;
  • Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
  • Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa,
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
  • Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
  • Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,
  • Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
  • Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise üçüncü kişilere aktarım yapılmaktadır.

 

  • ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Biz, gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli verilerini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmekteyiz:

  • Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
  • Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;
  • Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,
  • Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi kapsamında aktarım yapılabilecektir.

 

  • KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI

Biz, hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmekteyiz. Tarafımızca kişisel veriler; KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılmaktadır. Şirketimiz bu doğrultuda Kanun’un 9. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

Meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçlarımız doğrultusunda kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise aşağıdaki hallerden birinin varlığı durumunda kişisel verileri Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilmekteyiz:

  • Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
  • Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
  • Hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek için kişisel veri aktarımı zorunlu ise üçüncü kişilere aktarım yapılmaktadır.

 

  • ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI

Biz, gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli verilerini aşağıdaki durumlarda Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilmekteyiz.

  • Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
  • Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;
  • Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,
  • Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi kapsamında aktarım yapılabilecektir.

 

  • VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI

Biz, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel veri sahibine bildirmekteyiz. Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:

  • Şirket iş ortaklarına,
  • Şirket tedarikçilerine,
  • Şirket hissedarlarına,
  • Şirket yetkililerine,
  • Hukuken Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına
  • Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine

Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.

 

VERİ AKTARIMI YAPILABİLECEK KİŞİLER

TANIMI

VERİ AKTARIM AMACI

Hukuken Yetkili Kamu Kurum Ve Kuruluşları

İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları

İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak

Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri

İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketten bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri

İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak

Pay Sahipleri

Şirketin pay sahibi gerçek kişiler

İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketin şirketler hukuku, etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçlarıyla sınırlı olarak

Şirket İş Ortağı

Şirketin ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat gerçekleştirdiği muhtelif projeler

İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak

Şirket Yetkilileri

Şirket yönetim kurulu üyeleri ve diğer yetkili gerçek kişiler

İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak

Tedarikçi

Şirketin ticari faaliyetlerini yürütürken Şirketin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak Şirkete hizmet sunan tarafları tanımlamaktadır.

Şirketin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirketin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirkete sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak.

 

 

 

 

Dördüncü Bölüm

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

Biz, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktayız. Tarafımızca belirlenen saklama, imha ve periyodik imha süreleri aşağıda belirtilmiştir:

 

SÜREÇ

SAKLAMA SÜRESİ

İMHA SÜRESİ

Kurumsal İletişim faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

 

Şirket faaliyetlerine ilişkin olarak 3568 sayılı Kanun kapsamında yapılan işlemler

Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

 

Personel ile ilgili mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

 

İşe Alım

İş İlişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

 

Bordrolama

İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

 

Sözleşmelerin hazırlanması

Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

 

Çalışanlara araç tahsis edilmesi

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

 

İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları

İş İlişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

 

Log/Kayıt/Takip Sistemleri

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

 

Şirket ortakları ve yönetim kurulu üyelerine ait bilgiler

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

 

Ödeme işlemleri

İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

 

Kamera Kayıtları

2 ay

İlk kayıttan itibaren 2 ayın sonunda kendiliğinden silinir

 

  1. SÜRELERE İLİŞKİN KANUNİ DAYANAK

Kişisel veriler başta aşağıdaki kanunlar çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır:

  • 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
  • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
  • 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
  • 4857 sayılı İş Kanunu
  • 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu
  • 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
  • Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, kişisel veriler tarafımızca o veri işlenirken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak, uygulamalarımız ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve tarafımızın belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zamanaşımı süreleri ile zamanaşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda tarafımıza yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA ORTAMLARI

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, tarafımızca aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta Kanun hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

 

ELEKTRONİK ORTAMLAR

FİZİKSEL ORTAMLAR

Microsoft Exchange

 

Birim Dolapları

Yazılımlar (Axapta Muhasebe Yazılımları)

 

Arşiv

Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)

 

 

Sunucular

 

Kişisel Bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)

 

 

Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)

 

 

Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza kart vb.)

 

 

Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

 

 

 

 

 

 

Beşinci Bölüm

KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİ SİLME, YOK ETME VE ANONİMLEŞTİRME YÜKÜMLÜLÜĞÜ

Biz, TCK’nın 138. maddesinde ve Kanun’un 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde alacağımız karar istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler siler, yok eder ve anonim hale getiririz.

Yönetmelik’in 11 inci maddesi gereğince, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiş bulunmaktayız. Buna göre, her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİ SİLME, YOK ETME VE ANONİMLEŞTİRME TEKNİKLERİ
    • SİLME TEKNİKLERİ
      • Yazılımdan Güvenli Olarak Silme

Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır. Bunlarla sınırlı olmamak üzere sayılacak yöntemler aşağıdaki gibidir:

  • Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi.
  • Merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması.
  • Veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi.
  • Taşınılabilir medya ortamında bulunan verilerin uygun yazılımlar kullanılarak silinmesi.

Ancak, kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise, aşağıdaki koşulların sağlanması kaydıyla kişisel verilerin ilgili kişi ile ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesi halinde de kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.

  • Başka herhangi bir kurum, kuruluş veyahut kişinin erişimine kapalı olması.
  • Kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması.

 

  • Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme

Bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşılabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu onu da uzman olan kişi tarafından ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde güvenli olarak silinir.

 

  • Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması

Kişisel verilerin amaca yönelik olmayan kullanımını önlemek veya silinmesi talep edilen verileri silmek için ilgili kişisel verilerin fiziksel olarak kesilerek belgeden çıkarılması veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmesi, kapatılması yöntemidir.

 

  • YOK ETME TEKNİKLERİ
    • De-manyetize Etme

Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir. Dikkat edilmelidir ki bu yöntem ile yok etme başarılı olmaz ise ancak medyanın fiziksel olarak yok edilmesi ile yok etme işlemi tamamlanmış olabilecektir.

 

  • Fiziksel Yok Etme

Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır. Kağıt ve mikrofiş ortamındaki verilerin yok edilmesi de, başka bir şekilde yok edilmeleri mümkün olmadığından bu şekilde gerçekleştirilmelidir.

 

  • Üzerine Yazma

Üzerine yazma yöntemi özel yazılımlar aracılığı ile manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerinden en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesini imkansızlaştıran veri yok etme yöntemidir.

Yukarıda sayılan durumlar gerçekleşmesi sırasında Kanun, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri alınmaktadır.

 

  • ANONİMLEŞTİRME TEKNİKLERİ
    • Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri

Değer düzensizliği sağlamayan anonim hale getirme yöntemleri, sağlanmakta olan kişisel verilerde bir değişiklik veya ekleme/çıkarma yapılmaksızın; herhangi bir kişisel veri grubunun genelleme, birbiri ile yer değiştirme veya gruptan belirli bir veri veya alt veri grubunun çıkarılması ile uygulanan anonimleştirme yöntemleridir.

 

  • Değişken Çıkartma

Betimleyici nitelikteki yöntemlerin çıkartılması yöntemi ile toplanılan verilerin bir araya getirilmesinden sonra oluşturulan veri setindeki değişkenlerden “yüksek dereceli betimleyici” olanlar çıkarılarak mevcut veri seti anonim hale getirilmektedir.

 

  • Kayıtları Çıkartma

Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkarılarak saklanan veriler anonim hale getirilmektedir.

 

  • Bölgesel Gizleme

Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebiyle belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi, anonimleştirmeyi sağlamaktadır.

 

  • Alt ve Üst Sınır Kodlama

Alt ve üst sınır kodlaması yöntemi ile önceden tanımlanmış kategorilerin yer aldığı bir veri grubundaki değerlerin belirli bir ölçüt belirlenerek birleştirilmesi ile anonim hale getirilmektedir.

 

  • Genelleştirme

Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.

 

  • Global Kodlama

Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır.

 

  • Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri

Değer düzensizliği sağlayan anonim hale getirme yöntemlerinde değer düzensizliği sağlamayanların aksine kişisel veri gruplarında bazı verilerin değiştirilmesi ile bozulma yaratmaktadır. Bu yöntemler kullanılırken elde edilmesi beklenen/istenen fayda doğrultusunda sapmaların dikkatli uygulanması gerekecektir. Toplam istatistiklerin bozulmaması sağlanarak veriden beklenen fayda sağlanmaya devam edilebilir.

 

  • Gürültü Ekleme

Verilere gürültü ekleme yöntemi, özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde bir takım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.

 

  • Mikro Birleştirme

Mikro birleştirme yönteminde tüm veriler ilk olarak anlamlı bir sıraya dizilerek (büyükten küçüğe gibi) gruplara ayrılıp, grupların ortalaması alınarak elde edilen değer mevcut gruptaki ilgili verilerin yerine yazılarak anonimleştirme sağlanmış olacaktır.

 

  • Veri Değiş Tokuşu

Veri değiş tokuşu yönteminde saklanan veriler içerisinden seçilen çiftler arasında bir değişkenin değerleri birbiri ile değiştirilir. Genel olarak kategorize edilebilen veriler için kullanılan bu yöntemde amaç veri sahiplerine ait verilerin birbirleri ile değiştirilerek veri tabanının dönüştürülmesidir.

Kanun’un 28. maddesi uyarınca kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi halinde bu durum kanun kapsamı dışında kalacak ve açık rıza temini gerekmeyecektir.

 

 

Altıncı Bölüm

KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ

 

  1. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARINI KULLANMASI
    • KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme.
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
  • KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

 

  • KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARINI İLERİ SÜREMEYECEĞİ HALLER

Kişisel veri sahipleri, Kanun’un 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda 10.1.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:

  • Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Kanun’un 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, madde 1.1’de sayılı haklarını ileri süremezler:

  • Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
  • Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

 

  • KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARINI KULLANMASI

Kişisel Veri Sahipleri bu bölümde yer alan madde 1.1’de sıralanan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak Şirkete ücretsiz olarak iletebileceklerdir:

  • İnternet sitesinde bulunan formun doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile iletişim adresine iletilmesi
  • İnternet sitesinde bulunan formun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formu kep adresine adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekaletname bulunmalıdır.

 

  • KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN KVK KURULU’NA ŞİKAYETTE BULUNMA HAKKI

Kişisel veri sahibi Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; cevabımızı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikayette bulunabilir.

 

  1. BAŞVURULARA CEVAP VERİLMESİ
    • BAŞVURULARA CEVAP VERME USULÜ VE SÜRESİ

Kişisel veri sahibinin, bu bölümün Politika’daki usule uygun olarak talebini tarafımıza iletmesi durumunda tarafımızca talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, KVK Kurulu’nca bir ücret öngörülmesi halinde, başvuru sahibinden KVK Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

 

  • BAŞVURUDA BULUNAN KİŞİSEL VERİ SAHİBİNDEN TALEP EDİLEBİLECEK BİLGİLER

Başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edilebilir. Kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltilebilir.

 

  • KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN BAŞVURUSUNU REDDETME HAKKI

Aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusu, gerekçesi açıklanarak reddedilebilir

  • Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
  • Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
  • Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
  • Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması
  • Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.
  • Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.

 

 

 

Yedinci Bölüm

POLİTA’NIN YÜRÜTÜLMESİNDE SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMI

 

  1. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMI

Tüm birimlerimiz ve çalışanlarımız, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu bünyesinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılımlar aşağıda belirtilmiştir:

 

PERSONEL

GÖREV

SORUMLULUK

Yönetim Kurulu Başkanı

Veri Sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile Periyodik İmha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

 

CEO

Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile Periyodik İmha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

 

Genel Müdür Yardımcısı

Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile Periyodik İmha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

 

Hukuk Müşaviri

Regülasyon ve hukuk işleri sorumlusu

 

Regülasyon ve hukuki süreçlerin takibi, gözetimi, denetimi ve uyumu

 

Bilgi Teknolojileri Müdürü

Bilgi teknolojileri sorumlusu

 

Bilgi teknolojileri süreçlerinin takibi, gözetimi, denetimi ve uyumu

 

İnsan Kaynakları Müdürü

Şirket içi idari süreçler sorumlusu

Şirket içi idari süreçlerin takibi, gözetimi, denetimi ve uyumu